Informationen kring när det är okej att kasta papperskvitton är ibland något förenklad, vilket kan ge intrycket att det bara är att hiva papperskvittot om man har någon form av digitalt underlag men riktigt så enkelt är det inte.
Den 1 juli 2024 avskaffades kravet på att bevara räkenskapsmaterial i dess ursprungliga form. För företag innebär detta att papperskvitton och pappersfakturor inte längre behöver sparas om de har digitaliserats och överförts till ett elektroniskt format. Det är alltså tillräckligt att behålla den digitala versionen.
Pappersoriginal får förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling, exempelvis genom skanning eller foto, och överföringen är säker och inte innebär någon risk för att informationen förändras, förloras eller försämras.
Tidigare krävdes att den fysiska originalhandlingen sparades i tre år, även om den hade digitaliserats. Detta krav gäller inte längre.
Gäller arkiveringskravet fortfarande?
Ja, arkiveringsskyldigheten enligt Bokföringslagen kvarstår. Räkenskapsmaterial ska fortfarande bevaras fram i sju år från slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Kan jag slänga papperskvitton efter digitalisering?
Ja, från och med 1 juli 2024 finns inget krav på att spara originalhandlingar om de har överförts till annan handling på ett betryggande sätt. Detta gäller även om överföringen gjordes före den 1 juli.
Med en betryggande överföring menas att räkenskapsinformationen flyttas från ett format till ett annat utan att innehållet förändras. Exempel på detta är:
- Att skanna ett papperskvitto eller en faktura och skapa en digital handling.
- Att skriva ut ett digitalt dokument, såsom en PDF-faktura, till fysisk form.
Överföringen ska alltid ske på ett sätt som garanterar att informationen finns kvar oförändrad, bevaras säkert och inte riskerar att förstöras. Det centrala är att materialet efter överföringen är identiskt med originalet och fortsatt uppfyller kraven för räkenskapsinformation.
Som kund hos Slipp Redovisning fotar du kvittot i vår app och laddar upp det till din Slipp-konsult, så uppfyller du kraven. När bilden är uppladdad kan du kasta pappersoriginalet.
